المقالات

Todos quisiéramos tener una bola de cristal para poder anticipar los hechos del futuro, en la vida personal, en los negocios, en los deportes, en los proyectos, en todo. Muchas veces la diferencia entre el éxito y el fracaso es prepararnos con anticipación para mitigar las amenazas y poder aprovechar al máximo las oportunidades.

Nos gustaría tener la certeza del éxito de nuestros proyectos, garantizar el resultado, navegar sin contratiempos, llevar a puerto seguro los proyectos cruzando mares en calma, nos gustaría tener la capacidad de mirar a los ojos a nuestros clientes y decirles que todo estará bajo control que hemos preparado todo y anticipado cualquier sorpresa negativa, pero no, no podemos, la incertidumbre es total.

Sin las herramientas adecuadas, garantizar el éxito de los proyectos, es más un acto de fe , que la consecuencia de acciones profesionales. Iniciamos proyectos con  más probabilidades de fracaso que de éxito. Un estudio realizado por Harvard Business Review, encontró que de 1,471 proyectos de TI (Tecnologías de la Información), el promedio de rebase de presupuesto es del 27%, pero 1 de cada 6, rebasó el presupuesto en 200%, y el promedio de rebase del calendario fue del 70%. Dicho sea de paso, en la industria de TI, es donde la práctica de administración de proyectos ha tenido su mayor crecimiento. Así que es común llegar a la oficina predispuestos a las malas noticias, y al abrir las puertas del elevador, preguntar de manera automática -¿Y ahora qué pasó Enrique?

Cada vez que empezamos un proyecto, nos aventuramos en un plan a futuro, hacemos cronogramas y documentos de soporte para cumplir la promesa de que llegaremos a tiempo y en forma, pero, pese a los muchos esfuerzos de planeación y control, hay una constante, la incertidumbre. La incertidumbre sobre las posibles amenazas y oportunidades que podrían afectar el avance planeado del proyecto, se define, como riesgo.

Los riesgos son el conjunto de factores que son probables y que de suceder pueden impactar de manera negativa o positiva el proyecto. La definición de riesgo en la conciencia colectiva tiende a acotarlo al impacto negativo, pero con base en ciertos marcos de referencia esta definición abarca impactos negativos y positivos, por ejemplo: desde el punto de vista del framework de administración de proyectos tradicional, PMBOKⓇ (Project Management Body of Knowledge) de PMIⓇ (Project Management Institute) o del framework de administración de proyectos ágiles, SBOKⓇ (Scrum Body of Knowledge) de ScrumStudyⓇ, establecen el riesgo como una alteración que impacta los objetivos del proyecto, alteración que puede ser negativa o positiva, identificada como amenaza o positiva, de manera correspondiente.

Una vez que somos conscientes que los riesgos pueden, y lo harán si no tomamos acción, hundir nuestro proyecto, el siguiente paso es aplicar técnicas y herramientas para tomar el control, la capacidad de anticipar el futuro es cuestión de técnicas y herramientas, el manejo de la incertidumbre en los proyectos se hace a través de la administración de riesgos. Aún cuando cada marco de referencia inserta sus propios mecanismos, las cuatro áreas clave de la administración están presentes: Dirección, establecer los objetivos de la administración de riesgos y los criterios para identificarlos,   Planeación, identificar riesgos de manera temprana y mantener su búsqueda durante todo el proyecto, Control, monitorear el estatus de los riesgos, y tomar acción para evitar o aprovechar su impacto, Organización, clasificar de manera correcta los riesgos, para trabajar en ellos con una relación sana de costo beneficio. Al igual que los problemas de física de la preparatoria, entender bien el problema e identificar de manera exacta las variables, es la mejor manera de no desperdiciar tres horas y tres hojas de cálculos infértiles.

Anticiparse al futuro ayuda mucho, pero la capacidad de anticipación, es como usar una lámpara en una noche obscura, la capacidad de ver hacia adelante dependerá de la intensidad de la luz, la cual depende de la energía de las baterías, en el ámbito de los proyectos y los negocios, las baterías son el conocimiento y la experiencia. La administración de riesgos no es sobre ser pesimistas u optimistas, es simplemente la aceptación de que no podemos garantizar el futuro, pero podemos aumentar las probabilidades de éxito.

La constante de todos los proyectos es la incertidumbre, es una especie de pequeño orificio en el casco del proyecto cuando zarpamos, que se transforma en boquete que hunde el proyecto a la mitad del tiempo planeado. ¿Estás listo para el próximo naufragio o tomarás acción?