Por definición todos las organizaciones quieren ser mejores, hacer más con menos, lograr todos sus objetivos, plantear y concretar su planeación estratégica.
Las metas de largo plazo, el interés en trascender y el ímpetu de toda la organización, es una cascada que avanza de lo general a lo particular, conforme desciende en la cadena jerárquica; la visión creada y comunicada por los niveles directivos, la traducción de la visión en sistemas organizacionales concretos por parte de los niveles gerenciales, y las actividades del día a día, el trabajo a nivel de piso, ejecutado por los niveles operativos. Este “cascadeo” tiene una complejidad desafiante, presiones desde muchos ámbitos, más razones para fracasar que para ser un éxito.
Una de las piezas clave para aumentar las probabilidades de éxito de “cascadeo de iniciativas”, es asegurar la comunión entre los tres niveles jerárquicos: Directivo, Gerencial y Operativo, esta comunión tiene muchos retos, pero hay dos muy importantes, asegurarse de hacer las cosas correctamente y hacer las cosas correctas.
Una vez que los niveles gerenciales reciben la visión de los niveles directivos, es su responsabilidad convertirlos en sistemas organizacionales que permitan permear la visión a los niveles operativas, es decir, las cosas correctas y asegurar que los operativos ejecutan su labor de la mejor manera, es decir, las cosas correctamente. Para llevar a cabo estas dos grandes responsabilidades el gerente tiene que combinar su experiencia, los procesos de negocio, los procesos internos de operación, la cultura de la organización, el empoderamiento que le fue otorgado, la tecnología, su liderazgo, etc.. pero hay una variable relativamente nueva que también puede ayudar y mucho, las denominadas: Mejores prácticas.
Las mejores prácticas, BP por sus siglas en inglés (Best Practices), son fórmulas probadas para guiar la forma en que deben operar los procesos de la organización, estas fórmulas son creadas por expertos de muchas partes del mundo que se especializan en ciertas áreas de dominio, que con base en su experiencia y conocimientos crean cuerpos de conocimiento, denominados: Frameworks. Estos frameworks son puestos a disposición del mercado para que las personas se certifiquen organizaciones los sigan, con la intención de profesionalizar la operación de las empresas.
En el mercado hay un gran variedad de opciones de mejores prácticas, de origen estadounidense, europeo, japonés; entre las cuales podemos mencionar las siguientes:
- BABOK (Business Analysis Body of Knowledge). Cuerpo de conocimiento para el análisis de negocio.
- PMBOK (Project Management Body of Knowledge). Cuerpo de conocimiento para la administración de proyectos.
- SBOK (Scrum Body of Knowledge). Cuerpo de conocimiento para la administración de proyectos ágiles.
- DAMABOK (Data Management Body of Knowledge). Cuerpo de conocimiento para la gestión de la información dentro de la organización.
- etc….
Estás mejores prácticas deben pasar por un esfuerzo de combinación y customización para generar el mayor beneficio para la organización. En primer lugar no deberíamos solo usar una mejor práctica, no existe el remedio que lo cura todo, es necesaria la combinación de mejores prácticas, para resolver desafíos de manera integral, regularmente la mejores prácticas de BABOK, PMBOK, y SBOK se implementan de manera sincronizada, para asegurar congruencia y avances significativos. En segundo lugar estas mejores prácticas requieren de ajuste para acoplarlas a las necesidades y madurez de la organización, un framework establece procesos, tareas, herramientas muy exigentes, y no todas aplican para la realidad de la organización, su exigencia podría ser tan alta que llegaría a ser una escafandra, la cual es muy útil en el fondo del mar pero una catástrofe a pie de playa.
Para seleccionar el conjunto de mejores prácticas que mayor impacto positivo podrían generar para la organización, es necesario hacer un GAP Análisis para identificar la distancia entre la situación actual y el estado futuro deseado, y con base en esa distancia proponer el grupo mejores prácticas aplicables.
La implementación exitosa de las mejores prácticas es sostenida por cuatro columnas principales:
- Mejores prácticas. El conjunto de mejores prácticas seleccionadas para la realidad de la organización.
- Modelo customizado. Las mejores prácticas deben ser ajustadas a la realidad de la empresa y organizadas en un sistema de trabajo que permita, definirlo, comunicarlo y aplicarlo.
- Competencias del equipo. Dotar al equipo de trabajo el conocimiento sobre las mejores prácticas y las habilidades para aplicar en su ámbito, con apego al modelo establecido para la organización.
- Sistema de gestión. Crear una unidad funcional de la organización responsable de comunicar el sistema de trabajo, auditar su aplicabilidad, actualizarlo constantemente, etc… una especie de policía, que vigile la aplicación del modelo.
¿Consideras que puedes seguir operando con bases empíricas o crees que es momento de aplicar las mejores prácticas para recolectar más y mejores beneficios?
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