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Las organizaciones están continuamente trabajando en alcanzar nuevas metas, por ejemplo: colocar nuevos productos en el mercado, implementar nuevas aplicaciones de software, insertar nuevas competencias en los colaboradores, ejecutar una campaña de marketing, superar las metas de ventas, etc…, y para ello, crean gerencias y direcciones con la responsabilidad de monitorear y garantizar el éxitos de los proyectos y en el mejor de los casos, adoptan y aplican metodologías formales que los ayuden a guiar tales proyectos. Profesionalizar la administración de proyectos hacia el interior de la organización, es por definición un gran desafío organizacional, sin embargo, es el primero de muchos que surgen cuando se trabaja con rigor sobre la gestión de proyectos.

Partiendo del hecho que la gestión de proyectos ya es una práctica común dentro de la organización, surge un nuevo desafío: la velocidad con la que se generan resultados para los clientes del proyecto. ¿Estás dispuesto a invertir 10 MP en un proyecto y esperar 10 meses para ver los primeros resultados?, se entiende que hay escenarios de negocio donde la espera es una condición del proyecto, pero en la práctica, en el día a día, el tiempo, es un recurso muy caro, y esperar es una variable que juega en contra de la satisfacción de los clientes internos y externos. Por lo tanto, si tu aplicas un gestión de proyectos impecable pero tus clientes se desesperan por falta de resultados palpables en tiempos cortos, de nada servirá la energía y recursos dedicados, el proyecto será un fracaso.

Cuando hablo de resultados concretos en tiempos cortos, no me refiero a grandes hitos terminados (metas alcanzadas), no me refiero a dedicar un ejército de personas y una gran cantidad de recursos para finalizar todo o gran parte del proyecto en tiempos record, me refiero, a crear pequeños avances con productos muy específicos y útiles,  que el cliente (interno o externo) pueda poner en práctica de inmediato, y con ello beneficiarse de los resultados del proyecto de forma temprana.

Un excelente ejemplo de esa dinámica de pequeños entregables útiles en tiempos cortos, es el ecosistema de aplicaciones móviles, ¿Cuándo fue la última vez que te llego una actualización para tu aplicación favorita?. Las aplicaciones móviles tiene un dinámica de actualización que va de una, a cuatro semanas, es decir, no esperan 4  meses, para colocar el mercado una versión nueva y radicalmente diferente, prefieren una dinámica evolutiva, de pequeños cambios, pequeñas funcionalidades,  que el usuario pueda usar de inmediato, y si, con el tiempo, ser una versión nueva y radical.

El enfoque de administración de proyectos con la capacidad de crear avances tangibles en tiempos cortos que el usuario pueda utilizar de inmediato, se denomina: Administración de proyectos ágil.

Es un enfoque de gestión de proyectos que nace en 1980, cuyos cimientos están en Lean Manufacturing, y su esencia está en uno de los principios Lean: el flujo continuo. En la industria del software lleva más de 20 años, pero es muy nuevo en otros ámbitos, como la administración, marketing, capacitacitación, ventas, etc..  y para todos los ámbitos hay ventajas cuando se aplica de manera correcta.

Es un enfoque de trabajo que tiene muchas ventajas, entre las cuales se encuentran:

• La satisfacción del cliente es lo más importante.
• No es necesario tener el objetivo y alcance del proyecto claro antes de iniciar, (característica que aplica en el 99% de los casos en los proyectos)
• Los cambios siempres son bienvenidos, es una prueba de que el producto está siendo utilizado
• Los productos a generar se ordenan de mayor a importancia para el negocio
• El equipo de trabajo y el cliente, empatan expectativas en cada entregable para evitar grandes decepciones después de meses de trabajo
• Al cierre de cada entregable, el proyecto se puede cancelar, siempre tendrás productos útiles terminados.

¿Crees que estas ventajas no son relevantes?..Te reto a leer estas ventajas a tu equipo de administración de proyectos, y preguntar si la manera en que actualmente gestionan sus proyectos les da esta flexibilidad… si, ¿son ágiles?

Existen muchas metodologías para llevar el concepto ágil a la práctica, la más común es Scrum, la cual es una metodología formal para administrar proyectos de manera ágil, su implementación, es una transformación de la organización, y como todo cambio de paradigma, es todo un reto, por la resistencia al cambio, el conocimiento requerido, los recursos necesarios, etc..  pero la implementación también puede ágil.